Tvoi Event
Un matrimonio in Toscana raramente si organizza in un paio di mesi: le location e i fornitori migliori vengono prenotati con largo anticipo in stagione, e alcune formalità richiedono tempo. Per un matrimonio con ospiti un anno è un orizzonte ragionevole, mentre una cerimonia ristretta si può organizzare molto più in fretta. Qui sotto trovate un piano calcolato a ritroso dalla data delle nozze. Vi aiuta a capire quali decisioni vengono per prime e quali possono aspettare. I tempi sono indicativi e dipendono dalla stagione, dal numero di ospiti e dalla location, quindi ogni fase va confrontata con la vostra data. Se avete meno di un anno, l'ordine resta lo stesso e alcune fasi si sovrappongono.
Da 12 a 10 mesi prima: data, zona e location
Partite da tre decisioni da cui dipende tutto il resto: l'elenco approssimativo degli invitati, la stagione e il tipo di cerimonia. Solo dopo ha senso scegliere la zona: Chianti e Val d'Orcia si prestano a un matrimonio in campagna tra le colline, Firenze e Lucca a un matrimonio in città, la Versilia a un matrimonio sul mare. Stabilite presto se volete una cerimonia con valore legale o simbolica, perché da questo dipende la documentazione. Poi preparate una breve lista di location e visitatele di persona, possibilmente nella stagione che avete in mente. Chiedete la capienza per la cerimonia e per la cena, uno spazio coperto in caso di pioggia, le regole su musica e orari di chiusura e la possibilità di alloggiare gli ospiti nelle vicinanze. La location si blocca per iscritto: finché non c'è un contratto, la data non è vostra.
Da 9 a 7 mesi prima: fornitori e avviso agli ospiti
Quando location e data sono fissate, si prenotano i professionisti con l'agenda più piena: fotografo e videomaker, musicisti o DJ, presentatore, fiorista e catering se non è compreso nelle condizioni della location. In alta stagione i migliori occupano i sabati con molto anticipo, quindi rimandare questa fase è un rischio. Nello stesso periodo si invia agli ospiti un save the date, soprattutto a chi arriva dall'estero e acquista i biglietti per tempo. Selezionate alcuni hotel e ville per il pernottamento e chiarite subito se servono trasferimenti. Per un matrimonio piccolo questi passaggi sono più semplici, ma l'ordine resta quello: prima ciò che non si può sostituire all'ultimo momento.
Da 6 a 4 mesi prima: menu, look, allestimento e documenti
È il momento della degustazione del menu e della definizione del concept: palette di colori, tavoli, stile della cerimonia e della cena. Un buon menu si basa su prodotti di stagione, perciò conviene fare la degustazione nella stessa stagione o discutere in anticipo le possibili sostituzioni. Abito, completo, prova trucco e acconciatura rientrano in questo periodo, lasciando tempo per prove e modifiche. Se il matrimonio ha valore legale, ora è il momento di chiedere al comune e al consolato l'elenco esatto dei documenti. Le carte rilasciate all'estero di norma richiedono apostille o legalizzazione e una traduzione giurata, e serve tempo. L'elenco preciso dipende dalla cittadinanza, perciò affidatevi solo a ciò che confermano gli enti ufficiali.
Da 3 a 2 mesi prima: inviti, programma e logistica
Gli inviti con tutti i dettagli (luogo, orario, dress code, come arrivare, dove alloggiare) partono circa tre mesi prima, con una data di risposta che lasci un margine. Preparate il programma della giornata con gli orari, concordatelo con la location e con i fornitori, e definite la disposizione dei tavoli e le richieste alimentari, pensando anche ai bambini e ai parenti più anziani. Affrontate a parte il tema degli spostamenti: accoglienza all'aeroporto di Firenze o di Pisa, navette tra hotel e location, rientro notturno. È l'aspetto più sottovalutato di un matrimonio in campagna: la sera i taxi sono difficili da trovare, e senza un trasporto prenotato in anticipo gli ospiti restano senza modo di tornare. Date agli ospiti un unico foglio informativo chiaro con gli orari.
L'ultimo mese: conferme e piano per la pioggia
Un mese prima si verifica il numero definitivo di ospiti e si conferma con ogni fornitore l'orario di arrivo, il punto di scarico e un contatto sul posto. Si fa una prova della cerimonia e si stabilisce chi fa cosa il giorno delle nozze. La disposizione finale dei tavoli e il menu, con allergie e richieste particolari, vanno consegnati alla location per iscritto. Si concorda anche il piano in caso di pioggia o caldo: dove si svolgerà la cerimonia, chi decide e entro che ora. Per una location all'aperto la decisione di norma si prende la mattina prima o il giorno stesso, quindi chi la mette in pratica deve avere i contatti di tutti. Verificate anche i permessi per musica, fuochi d'artificio e orari tardivi, perché dipendono dal comune e dalle regole della location.
La settimana delle nozze e il giorno dopo
Nell'ultima settimana non si cambia nulla di sostanziale. Si controlla il meteo, si affidano fedi, documenti e accessori a una persona responsabile e si lascia un margine per ogni passaggio della mattina: acconciatura, trucco, preparativi, servizio fotografico. Una sola persona deve gestire la giornata e parlare con i fornitori, così gli sposi non devono farlo. Dopo le nozze restano alcune cose da fare: restituire quanto noleggiato, ricevere foto e video nei tempi concordati, saldare le fatture finali e, per una cerimonia con valore legale, ritirare il certificato di matrimonio ed eventualmente legalizzarlo per l'uso nel vostro Paese. Conviene pensarci prima, per non cercare i documenti giusti quando avete già lasciato l'Italia.
Lista di controllo per la preparazione
- Fissare data o stagione, numero di ospiti e tipo di cerimonia
- Scegliere la zona e bloccare la location per iscritto
- Prenotare fotografo, musicisti, presentatore e fiorista
- Inviare agli ospiti il save the date e selezionare dove alloggiare
- Fare la degustazione del menu e approvare il concept dell'allestimento
- Chiedere a comune e consolato l'elenco dei documenti
- Preparare il programma, la disposizione dei tavoli e i trasferimenti degli ospiti
- Concordare il piano per la pioggia e stabilire chi decide
Costruiamo il piano attorno alla vostra data
Scrivete tramite il modulo di richiesta o su WhatsApp indicando una data approssimativa e il numero di ospiti. Un unico coordinatore vi accompagna dalla prima telefonata all'ultimo ospite, e prima dell'inizio della preparazione ricevete un preventivo scritto fisso.