Tvoi Event
Una buona giornata di nozze appare serena agli ospiti, ma dietro c'è un'organizzazione precisa dei tempi. In Italia la giornata è costruita in modo diverso da molti altri Paesi: la festa è più lunga, l'aperitivo ha un ruolo importante e la cena viene servita senza fretta. Se il programma è costruito male, gli sposi riescono a fare tutto tranne la festa. Di seguito un esempio per una cerimonia in stagione calda verso sera. È un'indicazione, non un programma già pronto: gli orari esatti dipendono dal tramonto, dalla location, dal numero di ospiti e dal tipo di cerimonia. Pianificate la giornata contando a ritroso dalla cerimonia e lasciate un margine per ogni passaggio: tra preparativi e partenza, tra cerimonia e aperitivo, tra cena e balli.
Partite dall'orario della cerimonia e dal tramonto
Il programma non si costruisce dal mattino, ma dalla cerimonia: è il punto principale su cui poggia tutto il resto. L'orario della cerimonia si sceglie in modo che dopo resti tempo per l'aperitivo e per qualche ritratto degli sposi con luce morbida prima del tramonto. In estate è di solito il tardo pomeriggio, in autunno la cerimonia va anticipata. Trovate l'ora del tramonto per la vostra data e contate a ritroso: quanto dura la cerimonia, quanto tempo richiedono le foto di famiglia e quanto l'uscita degli ospiti. Parlatene con il fotografo, che saprà dove cade la luce più calda. Ogni altro punto, dai preparativi alla torta, si colloca poi attorno a questo e tutta la squadra lavora su un unico documento.
Il mattino e i preparativi
Iniziate il mattino senza fretta. Parrucchiere e truccatrice di solito cominciano dalla sposa e il lavoro può essere molto: se nel gruppo ci sono damigelle e mamme, prevedete più tempo e mettete la sposa in fila in modo che non sia l'ultima. Se è previsto un trucco di prova, concordatelo prima. Inserite nel programma una colazione leggera, la consegna dei fiori, l'abito e i gioielli, l'arrivo del fotografo per i preparativi. Al mattino verificate anche che i trasporti e le persone siano a posto e che lo sposo abbia il tempo di vestirsi senza correre e di salutare i primi parenti. Un buon margine regala un volto sereno nelle prime foto e meno tensione, e un ritardo non sposta tutta la giornata.
Prima della cerimonia: l'accoglienza degli ospiti
Chiedete agli ospiti di arrivare prima dell'inizio della cerimonia, così da poter parcheggiare o scendere dalla navetta, trovare il posto e bere un bicchiere d'acqua. Se fa caldo preparate acqua e ombra e, se serve, ventagli o ombrelli. I musicisti suonano a basso volume mentre gli ospiti prendono posto. Se il momento dell'incontro vi sta a cuore, potete organizzare un first look privato prima della cerimonia e scattare i ritratti di famiglia in anticipo. Dopo la cerimonia gli sposi vanno allora subito all'aperitivo, invece di sparire per un'ora. Decidetelo prima insieme al fotografo e ricordate che il formato non va bene per tutte le coppie: a qualcuno piace vedersi per la prima volta all'altare.
La cerimonia
La durata dipende dal tipo di cerimonia. Una cerimonia simbolica dura di norma da mezz'ora a circa quaranta minuti, una civile può essere più breve e una religiosa, se comprende la Messa, è più lunga, con la durata esatta da confermare in parrocchia. Gli ospiti all'aperto non dovrebbero attendere a lungo, quindi fissate l'inizio con un piccolo margine e non all'ultimo minuto. Controllate l'audio: il microfono per il cerimoniere e la musica devono reggere vento e cinguettii. Incaricate qualcuno di consegnare le fedi al momento giusto e preparate una penna e un posto per la firma dei testimoni, se la cerimonia lo prevede. Fotografo e videomaker ricevono il programma in anticipo e sanno dove stare, così nessuno copre la vista agli ospiti.
Aperitivo, ritratti e cena
Dopo la cerimonia c'è l'aperitivo: di solito dura circa un'ora e gli ospiti si intrattengono mentre gli sposi vengono fotografati. Concedete agli sposi un po' di tempo per i ritratti al tramonto, ma non più del necessario: una lunga assenza stanca gli ospiti. Organizzate l'aperitivo in modo che bevande e stuzzichini siano subito disponibili. La cena, nella tradizione italiana, è senza fretta e servita in più portate. Distribuite brindisi e discorsi tra una portata e l'altra, invece di metterli tutti di seguito, e limitatene la durata. Concordate l'ordine con il cerimoniere: chi parla e quando, quando si serve la torta, quando iniziano i balli. La cucina deve conoscere questo ordine in anticipo, altrimenti il servizio delle portate si sfalda.
Torta, balli e chiusura della serata
La torta si taglia di solito dopo la cena e prima dei balli, in modo che tutti gli ospiti siano presenti. Il primo ballo deve seguire subito, finché la sala ha ancora energia. Per i balli verificate in anticipo fino a che ora è consentita la musica: le regole della location e del comune su volume e orari tardi variano e non vanno date per garantite. Pianificate a parte il rientro degli ospiti: l'orario delle navette o dei taxi per la notte, le camere in hotel, un dopofesta per i più resistenti. Conviene comunicare agli ospiti per tempo l'ultima corsa dei mezzi, così nessuno resta senza un modo per tornare e la squadra può chiudere con calma la location e raccogliere le attrezzature.
Che cosa verificare nel programma della giornata
- L'ora del tramonto nel giorno del matrimonio e l'orario della cerimonia calcolato a partire da essa
- L'ordine per acconciatura e trucco, con un margine di tempo
- L'arrivo di fotografo e videomaker per i preparativi
- L'accoglienza degli ospiti: acqua, ombra, posti e musica
- La decisione su first look e ritratti di famiglia prima della cerimonia
- L'ordine di brindisi e discorsi tra le portate della cena
- L'orario di torta, primo ballo e l'ora consentita per la musica
- L'orario di navette o taxi per il rientro notturno degli ospiti
Costruiamo il programma attorno alla vostra location
Un unico coordinatore guida la giornata dalla prima telefonata all'ultimo ospite e verifica i tempi con fotografo, musicisti e cucina. Un preventivo scritto viene preparato su richiesta prima dell'avvio dell'organizzazione.