Tvoi Event
Una festa in un giardino di villa o in una vigna è bella perché si svolge all'aperto. Ma il tempo in Toscana è variabile in primavera e in autunno, e d'estate possono arrivare temporali brevi e intensi. Nessuno può promettere il sole in un giorno preciso, ma si può decidere in anticipo cosa fare se non arriva. Il piano B non è pessimismo, è parte del programma. Quando l'alternativa è scritta, concordata o almeno prevista, la pioggia diventa un compito organizzativo. Senza un piano, invece, diventa stress per tutti, dagli sposi ai camerieri e ai fiorai. Questa guida spiega le soluzioni, il termine per decidere e come avvisare ospiti e fornitori.
Perché serve un'alternativa
La pioggia non è pericolosa in sé; il problema è che le decisioni vanno prese all'ultimo momento. Bisogna spostare le sedie, cambiare il luogo della cerimonia, sistemare gli ospiti al coperto, avvisare il fotografo, i musicisti e la cucina. Se l'alternativa non è stata pensata prima, uno di questi passaggi salterà. Per questo il piano B va discusso quando si sceglie la location, non una settimana prima dell'evento. Chiedete ai proprietari se esiste una sala coperta, quante persone può contenere, se si può montare una tensostruttura e chi se ne occupa. Se la villa non offre nulla di adatto, è un motivo per ripensare la scelta del luogo, non per sperare nel bel tempo.
Le tre soluzioni principali
La prima soluzione è uno spazio interno nella location stessa: un'orangerie, una loggia o una sala. È la via più semplice, a patto che la sala contenga tutti gli ospiti e sia in sintonia con l'atmosfera. La seconda è una tensostruttura o un gazebo nell'area all'aperto. Mantiene la sensazione di festa all'aria aperta, ma richiede un ordine a parte, il tempo di montaggio e il permesso dei proprietari. La terza è una sequenza flessibile. Cerimonia e aperitivo si svolgono sotto un portico o in una galleria e la cena si sposta in sala, oppure il contrario. Spesso basta spostare un solo elemento per salvare la serata. La scelta dipende dal numero di ospiti, dallo spazio, dalla stagione e da come è fatta la proprietà, quindi non esiste una risposta valida per tutti.
Tensostruttura: cosa controllare
Se scegliete una tensostruttura, chiedete di che tipo è e se regge il vento: un telo leggero non sostituisce un padiglione solido con struttura portante. Controllate il pavimento, perché erba e terra diventano scivolose e umide dopo la pioggia, quindi serve una pedana o una base. Informatevi su come viene illuminata e riscaldata se la festa cade in primavera o in autunno, quando le sere sono fresche. Il montaggio è una questione a parte. Una tenda ha bisogno di tempo per essere montata e il fornitore deve sapere quando presentarsi. Se la decisione di montare viene presa il giorno prima, bisogna sapere se la squadra ce la fa. Verificate anche che il proprietario consenta strutture simili nel parco e se esistono limiti nei giardini tutelati o nei cortili storici.
Sala interna: come adattare il programma
Spostarsi al chiuso cambia la disposizione: cerimonia, cena e balli condividono un solo spazio invece di occupare zone separate. Preparate in anticipo la piantina dei tavoli per la sala interna, con i posti per i musicisti, il bar e il fotografo. La capienza di una sala interna può essere inferiore a quella dell'area esterna, e va saputo prima di confermare la lista degli ospiti. Anche fiori, allestimento e luci conviene prepararli in due versioni. Le composizioni per l'arco e il corridoio all'aperto sono diverse dall'allestimento di una sala, e candele e luci sospese si comportano in modo diverso all'interno. Concordate con fiorista e decoratore che riceveranno in tempo il segnale sulla soluzione scelta e potranno cambiare rapidamente.
Il termine per decidere
Il punto più importante di un piano B è chi decide e quando. Nominate una sola persona, di solito il coordinatore, e fissate l'ora entro cui la scelta va fatta. Quell'ora si concorda con i fornitori più dipendenti: chi monta la tenda, il fiorista, il catering e chiunque debba spostare attrezzature. Di quanto tempo abbia bisogno ciascuno conviene chiederlo prima. Le previsioni del tempo vanno prese con prudenza: a diversi giorni di distanza cambiano ancora, il giorno prima sono più affidabili. Un buon metodo ha due passaggi, una decisione provvisoria alcuni giorni prima e una definitiva all'ora concordata. L'accordo entra nel programma della giornata, così nessuno discute al mattino e ogni squadra sa cosa aspettarsi.
Come avvisare ospiti e fornitori
Gli ospiti non devono indovinare cosa succede. Nell'invito si può scrivere che una parte del programma potrebbe spostarsi al coperto e consigliare scarpe comode sull'erba e uno scialle leggero o un ombrello. Nel giorno dell'evento, il responsabile invia un breve messaggio con la soluzione scelta, il luogo e l'orario. Ai fornitori servono informazioni prima e più dettagliate: la pianta della sala, l'orario di allestimento, il percorso per le attrezzature. Il fotografo deve sapere dove c'è la luce, i musicisti dove collegarsi, la cucina come cambia il servizio. L'errore più frequente è che la decisione sia presa ma nessuno l'abbia comunicata. Il coordinatore deve avere una lista di contatti con i ruoli molto prima del giorno.
Checklist del piano B
- Verificare se la location ha una sala coperta e la sua capienza
- Chiedere se la tensostruttura è consentita e chi la monta
- Controllare pavimento, luci e riscaldamento dell'alternativa
- Preparare la piantina dei tavoli per entrambe le versioni
- Nominare un responsabile della decisione e un termine
- Avvisare fiorista, musicisti, fotografo e cucina
- Indicare nell'invito un possibile spostamento al coperto
Un'alternativa scritta nel programma
Tvoi Event prepara un piano B per ogni festa all'aperto: individua la sala o la tenda alternativa, concorda il termine per decidere e avvisa i fornitori. Inviate una richiesta e prepareremo un preventivo scritto.