Tvoi Event
Il bello di una festa in Toscana è che raramente si svolge in città: si celebra sulle colline, tra i vigneti o in una vecchia villa. Il rovescio della medaglia è che il luogo dista dall'aeroporto, la sera i mezzi pubblici sono pochi e gli ospiti arrivano da paesi diversi, a orari diversi. Una buona logistica non si nota: nessuno resta in stazione con la valigia, nessuno cerca l'indirizzo sul telefono, nessuno si chiede come tornare in hotel all'una di notte. Qui trovate l'ordine di lavoro che permette agli ospiti di arrivare con serenità e evita a voi telefonate continue. Vediamo aeroporti, hotel, navette e informazioni da dare.
Quali aeroporti scegliere
I due scali principali sono Firenze (Peretola, FLR) e Pisa (Galileo Galilei, PSA). Firenze è comodo se la festa si tiene in città, nel Chianti o vicino a Siena; Pisa è spesso più pratico per Lucca, la Versilia e la costa. Pisa ha di solito più collegamenti diretti con le città europee, mentre l'aeroporto di Firenze è più vicino al centro. Gli ospiti che arrivano da lontano volano spesso su Bologna o su Roma. Da Roma un treno veloce raggiunge Firenze, e anche Bologna è collegata a Firenze in treno. Il tragitto dall'aeroporto alla location dipende dalla villa: alcune sono a circa mezz'ora da una città, altre richiedono decisamente più tempo. Per questo conviene scegliere l'aeroporto dopo aver fissato il luogo, non prima.
Come raggiungere la location dall'aeroporto
Le soluzioni praticabili sono tre: treno fino a una grande città e poi taxi o transfer, auto a noleggio oppure transfer organizzato dall'aeroporto. L'auto va bene per chi resta in Toscana alcuni giorni, ma dopo una festa nessuno dovrebbe guidare dopo aver bevuto del vino. Il treno funziona per gli eventi in città, ma raramente arriva a una villa di campagna. Il transfer organizzato è la soluzione più comoda per i gruppi: gli ospiti vengono accolti all'arrivo, portati in hotel o direttamente alla location e riaccompagnati all'ora stabilita. Serve una cosa sola, i dati precisi dei voli. Quando gli ospiti atterrano con voli diversi, i transfer si raggruppano per orario di arrivo, e chi atterra a un'ora scomoda ha un'auto dedicata o una notte vicino all'aeroporto.
Dove alloggiare gli ospiti
Esistono due approcci molto diversi. Il primo è sistemare tutti vicino alla location: nella villa stessa, in agriturismi o piccoli hotel della zona. Nessuno viaggia a lungo e la festa diventa un soggiorno condiviso di più giorni. Il secondo è alloggiare gli ospiti a Firenze, Siena o Lucca, dove c'è più scelta e si può visitare la città, e organizzare una navetta verso la festa. Nella scelta non guardate solo il prezzo della camera: verificate la distanza dalla location, il parcheggio e gli orari della reception. Per gli ospiti con bambini piccoli o parenti anziani conviene la soluzione con meno spostamenti. Un blocco di camere va prenotato per tempo: in alta stagione i buoni hotel vicino alle ville più richieste si riempiono con molti mesi di anticipo.
Navette nel giorno dell'evento e rientro notturno
In campagna, la sera, un taxi può impiegare molto ad arrivare e a volte non arriva affatto. Le navette vanno quindi inserite nel programma: una partenza dall'hotel verso la cerimonia, un ritorno dopo la cena e una o due corse più tardi di notte, per chi vuole andare via presto o restare a ballare. Chi ha bevuto vino non deve mettersi al volante. L'orario va inviato in anticipo e ripetuto su carta: ora di partenza, punto di salita e nome del responsabile. La dimensione del mezzo dipende dalla lista degli ospiti, e i minibus sono più adatti dove le strade sono strette. Verificatelo presto, perché un grande autobus non raggiunge alcune ville e la salita potrebbe dover essere spostata alla fermata adatta più vicina.
Cosa comunicare agli ospiti e quando
Agli ospiti serve un solo documento, non dieci messaggi: date, indirizzo della location, orari delle navette, elenco degli hotel consigliati, dress code, indicazioni sul meteo e un numero di telefono di riferimento. Una breve lettera o un PDF vanno bene, ripetuti in un gruppo di messaggistica. Per gli ospiti stranieri, preparatelo nella loro lingua. Il primo invito con data e luogo parte per tempo, così gli ospiti possono comprare i biglietti e prenotare l'hotel. Il programma dettagliato segue alcune settimane prima dell'evento, e un promemoria con il referente e le ultime novità un paio di giorni prima. Chiedete di confermare i voli e di restituire un breve modulo con allergie ed esigenze, perché da esso dipendono sia i transfer sia il menu.
Errori più frequenti
L'errore più comune è scegliere la location senza verificare come ci si arriva. Una bella villa in mezzo alle colline, senza navetta, diventa un problema per metà degli ospiti. Il secondo è non lasciare tempo per il viaggio nel programma. Se la cerimonia è alle quattro e il tragitto dall'hotel è più lungo del previsto, l'inizio slitta, e con esso la luce, la cena e gli accordi con ogni fornitore. Un altro errore è lasciare che ogni ospite si arrangi. Alcuni noleggiano l'auto, altri arrivano in ritardo, altri restano senza passaggio di notte. Un solo responsabile della logistica, che raccoglie i voli, raggruppa i transfer e resta raggiungibile durante la giornata, toglie un grosso peso agli sposi, al festeggiato o alla famiglia che organizza la festa.
Checklist della logistica ospiti
- Fissare la location prima di scegliere l'aeroporto
- Raccogliere voli e date di arrivo di ogni ospite
- Prenotare per tempo un blocco di camere
- Pianificare le navette, comprese le corse notturne
- Verificare che un autobus raggiunga davvero la location
- Inviare agli ospiti una sola lettera con indirizzo e contatti
- Indicare una persona raggiungibile nel giorno dell'evento
Affidate la logistica a un coordinatore
Tvoi Event si occupa degli arrivi, delle navette e del rientro notturno: un coordinatore raccoglie i voli, concorda i transfer ed è raggiungibile per tutta la giornata. Inviate una richiesta dal modulo o su WhatsApp e prepareremo un preventivo scritto.