Tvoi Event
La domanda sul costo di un matrimonio in Toscana è quasi sempre la richiesta di una cifra unica, ma una risposta onesta non sta in un solo numero. Il totale nasce da decine di scelte, e ognuna può essere spostata in alto o in basso senza rovinare l'impressione complessiva della giornata. Questa guida non indica volutamente alcuna cifra: i prezzi di location e servizi cambiano con la stagione e da un fornitore all'altro. Spiega invece da quali voci è composto il budget e quali parametri lo influenzano di più, così sapete in anticipo dove potete risparmiare energie e dove è meglio non avere fretta. In questo modo il confronto con location e fornitori diventa molto più concreto.
Le voci che compongono il budget
Di solito il budget si divide in gruppi: location e noleggi, cibo e bevande, allestimento e fiori, fotografo e videomaker, musica e presentatore, bellezza e acconciatura, trasporti e alloggio, organizzazione e coordinamento, più una riserva per gli imprevisti. Le voci più grandi sono normalmente la location e il catering, ma una quota notevole del conto finale può venire da piccole voci a cui nessuno aveva pensato. È utile stabilire subito che cosa è compreso in ogni gruppo. Una location viene affittata con arredi, stoviglie e personale, un'altra solo come spazio vuoto, con tutto il resto da portare. Confrontate le offerte solo dopo aver allineato i servizi inclusi, altrimenti la differenza di prezzo è un'illusione.
Stagione e giorno della settimana
La leva più forte su cui potete intervenire è la data. L'alta stagione, cioè la fine della primavera, l'inizio dell'autunno e soprattutto i sabati, è la più richiesta, e lì location e fornitori offrono meno flessibilità. Nei mesi più tranquilli e nei giorni feriali le condizioni sono di solito più morbide e le date libere più numerose. Ma meno costoso non significa sempre meglio. In inverno le giornate sono più corte e la pioggia più probabile; in estate una location all'aperto è calda nel pomeriggio. Nella scelta della data valutate non solo le condizioni economiche ma anche il comfort degli ospiti, la luce per le foto e l'affidabilità del piano in caso di maltempo. A volte un venerdì o una domenica in un buon mese è un compromesso sensato.
Il numero di ospiti
Il numero di ospiti incide su quasi ogni voce: cibo e bevande, numero di tavoli, sedie e stoviglie, dimensioni della location, numero di camerieri, trasporti, alloggio, allestimento e perfino la grandezza della torta. Per questo il calcolo parte da lì, e non dall'allestimento, a cui di solito si pensa per primo. Ridurre la lista degli invitati cambia il totale più della rinuncia a qualsiasi singolo dettaglio. Ma più del totale conta il formato: un matrimonio piccolo permette di investire di più nella qualità di ogni voce, uno grande richiede una logistica più accurata. Dividete gli ospiti tra quelli senza i quali le nozze sono impensabili e quelli invitati per cortesia, e tenete flessibile la seconda lista fino alle conferme.
Tipo di location ed esclusività
Una villa, un castello, una tenuta vinicola, un palazzo in città, uno stabilimento balneare e un ristorante funzionano in modo diverso, e le condizioni di affitto differiscono non solo per l'importo. In alcuni posti si possono portare i fornitori che si vuole, in altri il catering interno è obbligatorio. Alcune location si affittano per intero per tutto il giorno e la notte, altre ospitano più eventi contemporaneamente. L'esclusività, cioè il diritto di usare l'intera proprietà senza altre persone, influisce di solito sia sul costo sia sull'atmosfera. Chiedete se il pernottamento è compreso, quanti posti letto ci sono, fino a che ora è consentita la musica, se si versa una cauzione e quali restrizioni valgono. Gli edifici storici hanno regole speciali che possono incidere su allestimento e orari di lavoro.
Formato del catering
Il menu è una delle leve principali del budget. Una cena seduta con più portate, un buffet, un barbecue, un formato all'italiana con antipasti e pasta, isole gastronomiche: ognuno carica in modo diverso cucina e personale. Contano anche la scelta dei vini, un cocktail bar, il tavolo dei dolci, lo spuntino di fine serata e un menu separato per i bambini. Molti piatti funzionano meglio con prodotti di stagione, più freschi e di solito più ragionevoli nel costo. Informatevi su come viene calcolato il servizio (a persona, a ore, per addetto), se il noleggio di stoviglie e arredi è compreso e che cosa accade se il numero degli ospiti cambia all'ultimo momento. La degustazione va fatta prima della firma del contratto, non dopo.
Trasferte dei fornitori e portata dell'allestimento
Se la location è lontana da una città, il preventivo deve includere la trasferta dei fornitori: fotografo, musicisti, truccatori, fioristi, presentatore. A volte serve anche un alloggio, soprattutto con una chiusura tardiva. Questa voce viene spesso dimenticata, eppure può cambiare sensibilmente il totale, in particolare per le zone più isolate della Toscana come la Val d'Orcia o la Maremma. La portata dell'allestimento dipende da dimensioni dell'arco, numero di tavoli, candele, fiori, arredi e luci. I fiori di stagione costano meno di quelli importati, e montaggio, smontaggio e trasporto si calcolano a parte. Prevedete una riserva per gli imprevisti e chiedete un preventivo scritto suddiviso per voci: così vedete sempre che cosa si può semplificare senza perdere ciò che conta.
Cosa chiarire prima di confrontare le offerte
- Che cosa comprende esattamente l'affitto della location: arredi, stoviglie, personale, luci
- Se la location è in esclusiva e fino a che ora è consentita la musica
- Come si calcola il servizio e che cosa accade se cambia il numero di ospiti
- Se si possono portare fornitori e catering propri
- Se montaggio, smontaggio e trasporto dell'allestimento sono a parte
- Se fotografo, musicisti e altri hanno bisogno di trasferta e alloggio
- Le condizioni di pagamento, cauzione e annullamento
- Se è stata prevista una riserva per gli imprevisti
Ricevete un preventivo scritto per il vostro formato
Raccontateci la stagione che avete in mente, il numero di ospiti e il formato della giornata tramite il modulo di richiesta o su WhatsApp. Prepariamo un preventivo scritto suddiviso per voci prima dell'inizio della preparazione, così potete vedere di cosa è fatto.