Tvoi Event
Eine Hochzeit in der Toskana lässt sich selten in wenigen Monaten organisieren: Die besten Locations und Dienstleister sind in der Saison früh vergeben, und manche Formalitäten brauchen Zeit. Für eine Hochzeit mit Gästen ist etwa ein Jahr ein vernünftiger Vorlauf, eine kleine Zeremonie lässt sich deutlich schneller auf die Beine stellen. Hier finden Sie einen Plan, der vom Hochzeitstermin aus rückwärts gerechnet ist. Er zeigt, welche Entscheidungen zuerst anstehen und welche in Ruhe warten können. Die Fristen sind Richtwerte und hängen von Saison, Gästezahl und Location ab, prüfen Sie daher jede Phase an Ihrem eigenen Termin. Bleibt Ihnen weniger als ein Jahr, bleibt die Reihenfolge gleich, nur überschneiden sich einige Phasen.
12 bis 10 Monate vorher: Termin, Region und Location
Beginnen Sie mit drei Entscheidungen, von denen alles Weitere abhängt: der ungefähre Gästekreis, die Jahreszeit und die Art der Zeremonie. Erst danach lohnt sich die Wahl der Region: Chianti und Val d'Orcia passen zu einer Hochzeit auf dem Land zwischen den Hügeln, Florenz und Lucca zu einer Stadthochzeit, die Versilia zu einer Hochzeit am Meer. Klären Sie früh, ob Sie eine rechtlich gültige oder eine symbolische Zeremonie möchten, denn davon hängen die Unterlagen ab. Stellen Sie dann eine kurze Liste von Locations zusammen und besichtigen Sie sie persönlich, möglichst in der geplanten Jahreszeit. Fragen Sie nach der Kapazität für Zeremonie und Dinner, nach einem überdachten Raum für den Regenfall, nach den Regeln zu Musik und Ende der Feier und danach, ob Gäste in der Nähe übernachten können. Eine Location wird schriftlich gesichert: Ohne Vertrag ist der Termin nicht Ihrer.
9 bis 7 Monate vorher: Dienstleister und Vorabinformation für die Gäste
Sobald Location und Termin feststehen, werden die Dienstleister gebucht, deren Kalender sich zuerst füllt: Fotograf und Videograf, Musiker oder DJ, Moderator, Floristin und Catering, falls es nicht zu den Bedingungen der Location gehört. In der Hochsaison sind die besten Anbieter ihre Samstage lange vorher los, ein Aufschieben dieser Phase ist daher riskant. Zur selben Zeit erhalten die Gäste eine erste Terminankündigung, besonders jene, die aus dem Ausland anreisen und früh Tickets kaufen. Wählen Sie einige Hotels und Villen für die Übernachtung aus und klären Sie gleich, ob Transfers nötig sind. Bei einer kleinen Hochzeit sind diese Schritte einfacher, die Reihenfolge bleibt aber dieselbe: zuerst das, was sich im letzten Moment nicht ersetzen lässt.
6 bis 4 Monate vorher: Menü, Styling, Dekoration und Unterlagen
Jetzt ist Zeit für die Menüverkostung und die Abstimmung des Konzepts: Farbwelt, Sitzordnung, Stil von Zeremonie und Dinner. Ein gutes Menü setzt auf saisonale Zutaten, deshalb verkosten Sie am besten in derselben Jahreszeit oder besprechen mögliche Ersatzgerichte vorab. Kleid, Anzug sowie Probetermine für Make-up und Frisur gehören ebenfalls in diese Phase, mit Zeit für Anproben und Änderungen. Wenn die Hochzeit rechtlich gültig sein soll, erfragen Sie jetzt bei der Gemeinde (comune) und beim Konsulat die genaue Liste der Dokumente. Im Ausland ausgestellte Papiere brauchen meist eine Apostille oder Legalisierung und eine beglaubigte Übersetzung, und das dauert. Die genaue Liste hängt von der Staatsangehörigkeit ab, verlassen Sie sich daher nur auf die Auskunft der offiziellen Stellen.
3 bis 2 Monate vorher: Einladungen, Ablauf und Logistik
Die Einladungen mit allen Angaben (Ort, Uhrzeit, Dresscode, Anreise, Unterkunft) gehen etwa drei Monate vorher hinaus, mit einer Rückmeldefrist, die Spielraum lässt. Erstellen Sie den Tagesablauf mit Zeiten, stimmen Sie ihn mit Location und Dienstleistern ab und klären Sie Sitzordnung und Essenswünsche, auch mit Blick auf Kinder und ältere Verwandte. Kümmern Sie sich gesondert um die Anreise: Abholung am Flughafen Florenz oder Pisa, Shuttles zwischen Hotels und Location, die Rückfahrt in der Nacht. Das wird bei einer Hochzeit auf dem Land am häufigsten unterschätzt: Abends sind Taxis in ländlichen Gegenden schwer zu bekommen, und ohne rechtzeitig gebuchten Transport sitzen die Gäste fest. Geben Sie den Gästen ein einziges, klares Infoblatt mit dem Zeitplan.
Der letzte Monat: Bestätigungen und Regenplan
Einen Monat vorher prüfen Sie die endgültige Gästezahl und lassen sich von jedem Dienstleister Ankunftszeit, Ladezone und einen Ansprechpartner vor Ort bestätigen. Proben Sie die Zeremonie und legen Sie fest, wer am Tag was übernimmt. Die endgültige Sitzordnung und das Menü, mit Allergien und Sonderwünschen, gehen schriftlich an die Location. Vereinbaren Sie auch den Plan für Regen oder Hitze: Wo findet die Zeremonie statt, wer entscheidet und bis wann. Bei einer Freiluft-Location fällt die Entscheidung meist am Vormorgen oder am Tag selbst, daher müssen die ausführenden Personen die Kontakte aller haben. Prüfen Sie außerdem Genehmigungen für Musik, Feuerwerk und späte Enden, denn sie hängen von der Gemeinde und den Regeln der Location ab.
Die Hochzeitswoche und der Tag danach
In der letzten Woche ändert man nichts Wesentliches mehr. Sie prüfen die Wettervorhersage, übergeben Ringe, Papiere und Accessoires an eine verantwortliche Person und lassen für jeden Schritt am Morgen Luft: Frisur, Make-up, Ankleiden, Fotoshooting. Eine Person sollte den Tag steuern und mit den Dienstleistern sprechen, damit das Brautpaar es nicht selbst tun muss. Nach der Hochzeit bleiben einige Aufgaben: Gemietetes zurückgeben, Fotos und Video im vereinbarten Zeitraum entgegennehmen, die Schlussrechnungen begleichen und bei einer rechtlich gültigen Trauung die Heiratsurkunde abholen und gegebenenfalls für den Gebrauch in Ihrem Land legalisieren. Daran denken Sie besser vorher, damit Sie die richtigen Papiere nicht erst nach der Abreise aus Italien suchen müssen.
Checkliste für die Vorbereitung
- Termin oder Jahreszeit, Gästezahl und Art der Zeremonie festlegen
- Region wählen und die Location schriftlich sichern
- Fotograf, Musiker, Moderator und Floristin buchen
- Gästen die Terminankündigung schicken und Unterkünfte auswählen
- Menüverkostung durchführen und das Dekorationskonzept freigeben
- Bei Gemeinde und Konsulat die Liste der Dokumente erfragen
- Tagesablauf, Sitzordnung und Gästetransfers planen
- Regenplan abstimmen und festlegen, wer entscheidet
Wir erstellen den Plan für Ihren Termin
Schreiben Sie uns über das Anfrageformular oder per WhatsApp mit einem ungefähren Termin und der Gästezahl. Eine Koordinatorin oder ein Koordinator begleitet Sie vom ersten Gespräch bis zum letzten Gast, und vor Beginn der Vorbereitung erhalten Sie einen verbindlichen schriftlichen Kostenvoranschlag.