Tvoi Event
Ein guter Hochzeitstag wirkt auf die Gäste entspannt, doch dahinter steckt ein genauer Zeitplan. In Italien ist der Tag anders aufgebaut als in vielen anderen Ländern: Das Fest dauert länger, der Aperitivo spielt eine große Rolle, und das Abendessen wird ohne Eile serviert. Ist der Ablauf schlecht gebaut, schafft das Paar alles, nur nicht das Fest selbst. Unten finden Sie ein Beispiel für eine Zeremonie in der warmen Jahreszeit am späteren Nachmittag. Es ist eine Orientierung, kein fertiger Plan: Die genauen Zeiten hängen vom Sonnenuntergang, der Location, der Gästezahl und der Art der Zeremonie ab. Planen Sie den Tag rückwärts von der Zeremonie aus und lassen Sie bei jedem Übergang Spielraum: zwischen Vorbereitung und Abfahrt, zwischen Trauung und Aperitivo, zwischen Dinner und Tanz.
Beginnen Sie bei Zeremonie und Sonnenuntergang
Der Ablauf wird nicht vom Morgen aus gebaut, sondern von der Zeremonie: Sie ist der Hauptpunkt, auf dem alles andere ruht. Die Zeit der Zeremonie wählt man so, dass danach Raum für den Aperitivo und einige Porträts des Paares im weichen Licht vor dem Sonnenuntergang bleibt. Im Sommer ist das meist der spätere Nachmittag, im Herbst muss die Zeremonie früher stattfinden. Ermitteln Sie die Zeit des Sonnenuntergangs an Ihrem Termin und rechnen Sie rückwärts: wie lange die Zeremonie dauert, wie viel Zeit Familienfotos brauchen, wie lange der Auszug der Gäste dauert. Besprechen Sie die Zeit mit dem Fotografen, der weiß, wo das wärmste Licht fällt. Jeder weitere Punkt, von der Vorbereitung bis zur Torte, wird um diesen Punkt herum gelegt, und das ganze Team arbeitet mit einem einzigen Dokument.
Der Morgen und die Vorbereitung
Beginnen Sie den Morgen ohne Hast. Friseur und Visagistin fangen in der Regel bei der Braut an, und die Arbeit kann umfangreich sein: Gehören Brautjungfern und Mütter zur Gruppe, planen Sie mehr Zeit ein und reihen Sie die Braut so ein, dass sie nicht die Letzte ist. Ist ein Probe-Make-up vorgesehen, stimmen Sie es vorher ab. Nehmen Sie ein leichtes Frühstück, die Lieferung der Blumen, Kleid und Schmuck sowie die Ankunft des Fotografen zur Vorbereitung in den Plan auf. Prüfen Sie am Morgen auch, dass Transport und Personen bereit sind und dass der Bräutigam Zeit hat, sich ohne Eile anzukleiden und die ersten Verwandten zu begrüßen. Ein großzügiger Puffer schenkt auf den ersten Fotos ein ruhiges Gesicht und weniger Anspannung, und eine Verzögerung verschiebt nicht den ganzen Tag.
Vor der Zeremonie: Empfang der Gäste
Bitten Sie die Gäste, vor Beginn der Zeremonie einzutreffen, damit sie parken oder aus dem Shuttle steigen, ihren Platz finden und ein Glas Wasser trinken können. Bei Hitze sorgen Sie für Wasser und Schatten und legen bei Bedarf Fächer oder Schirme bereit. Die Musiker spielen leise, während die Gäste Platz nehmen. Wenn Ihnen der Moment des Wiedersehens wichtig ist, können Sie vor der Zeremonie ein privates First Look arrangieren und die Familienporträts vorher aufnehmen. Nach der Zeremonie geht das Paar dann sofort zum Aperitivo, statt eine Stunde zu verschwinden. Entscheiden Sie das vorher mit dem Fotografen und denken Sie daran, dass das Format nicht zu jedem Paar passt: Manche möchten sich zum ersten Mal am Altar sehen.
Die Zeremonie
Die Dauer hängt von der Art der Zeremonie ab. Eine symbolische Zeremonie dauert meist eine halbe bis etwa vierzig Minuten, eine standesamtliche kann kürzer sein, und eine kirchliche ist, wenn sie eine Messe einschließt, länger, wobei die genaue Dauer mit der Pfarrei geklärt wird. Gäste im Freien sollten nicht lange warten, setzen Sie den Beginn daher mit kleinem Puffer an und nicht auf die letzte Minute. Prüfen Sie den Ton: Ein Mikrofon für den Zeremonienmeister und die Musik müssen gegen Wind und Vogelgezwitscher bestehen. Bestimmen Sie jemanden, der im richtigen Moment die Ringe reicht, und halten Sie einen Stift und einen Platz für die Unterschrift der Trauzeugen bereit, falls die Zeremonie das vorsieht. Fotograf und Videograf erhalten den Plan vorab und wissen, wo sie stehen, damit niemand den Gästen die Sicht verstellt.
Aperitivo, Porträts und Abendessen
Nach der Zeremonie folgt der Aperitivo: Er dauert meist etwa eine Stunde, und die Gäste unterhalten sich, während das Paar fotografiert wird. Geben Sie dem Paar etwas Zeit für Porträts bei Sonnenuntergang, aber nicht mehr als nötig: Eine lange Abwesenheit ermüdet die Gäste. Richten Sie den Aperitivo so ein, dass Getränke und Häppchen sofort bereitstehen. Das Abendessen ist in der italienischen Tradition unhastig und wird in mehreren Gängen serviert. Verteilen Sie Trinksprüche und Reden zwischen die Gänge, statt sie hintereinander zu setzen, und begrenzen Sie ihre Länge. Stimmen Sie die Reihenfolge mit dem Zeremonienmeister ab: wer wann spricht, wann die Torte serviert wird, wann der Tanz beginnt. Die Küche muss diese Reihenfolge vorab kennen, sonst gerät der Service der Gänge durcheinander.
Torte, Tanz und Ende des Abends
Die Torte wird meist nach dem Abendessen und vor dem Tanz angeschnitten, damit alle Gäste anwesend sind. Der erste Tanz sollte gleich folgen, solange im Saal noch Energie ist. Prüfen Sie für den Tanz vorab, bis zu welcher Uhrzeit Musik erlaubt ist: Die Regeln von Location und Gemeinde zu Lautstärke und späten Zeiten unterscheiden sich und sind nicht als gesichert anzunehmen. Planen Sie die Rückkehr der Gäste gesondert: den Fahrplan der Shuttles oder Taxis für die Nacht, die Hotelzimmer, einen Absacker für die Ausdauerndsten. Am besten teilen Sie den Gästen rechtzeitig die letzte Abfahrt mit, damit niemand ohne Heimweg bleibt und das Team die Location in Ruhe schließen und die Technik abbauen kann.
Was im Tagesablauf zu prüfen ist
- Die Zeit des Sonnenuntergangs am Hochzeitstag und die davon aus berechnete Zeit der Zeremonie
- Die Reihenfolge bei Frisur und Make-up mit Zeitpuffer
- Die Ankunft von Fotograf und Videograf zur Vorbereitung
- Der Empfang der Gäste: Wasser, Schatten, Plätze und Musik
- Die Entscheidung über First Look und Familienporträts vor der Zeremonie
- Die Reihenfolge von Trinksprüchen und Reden zwischen den Gängen
- Die Zeit von Torte, erstem Tanz und die erlaubte Uhrzeit für Musik
- Der Fahrplan von Shuttles oder Taxis für die nächtliche Rückkehr der Gäste
Wir bauen den Ablauf um Ihre Location
Ein Koordinator führt den Tag vom ersten Anruf bis zum letzten Gast und gleicht die Zeiten mit Fotograf, Musikern und Küche ab. Ein schriftlicher Kostenvoranschlag wird auf Wunsch vor Beginn der Vorbereitung erstellt.